Vi knytter personer med interesse
for slægtsforskning sammen
Forretningsorden for bestyrelsen i Danske Slægtsforskere Slagelse-Sorø
Vedtaget af bestyrelsen den 03/05-2022
Konstituerende møde.
Umiddelbart efter generalforsamlingen indkalder formanden den nyvalgte bestyrelse til et
konstituerende bestyrelsesmøde, hvor der foretages valg af
Såfremt formanden ikke genopstiller til bestyrelsen, indkalder næstformanden til det
konstituerende bestyrelsesmøde.
Såfremt denne heller ikke genopstiller, indkalder det længst siddende bestyrelsesmedlem til det konstituerende møde.
Formand.
Formanden tegner foreningen udadtil.
Formanden udarbejder, og udsender dagsorden for bestyrelsesmøde.
Indkaldelse med dagsorden skal udsendes mindst 8 dage før bestyrelsesmødets afholdelse på mail.
Bestyrelsesmøde afholdes, når formanden finder det fornødent, eller når mindst to af
bestyrelsesmedlemmerne kræver det.
Næstformand.
Næstformanden indtræder i formandens sted såfremt formanden er forhindret i at varetage foreningens interesser. Derfor forventes der et tæt samarbejde mellem formand og næstformand.
Sekretær.
Sekretæren skriver referat, der skal indeholde oplysninger om afbud og udeblivelser.
Referat skrives som beslutningsreferat.
Referatet sendes til bestyrelsesmedlemmerne på mail umiddelbart efter bestyrelsesmødet, og lægges på hjemmesiden for medlemmerne af lokalforeningen af webmaster.
Sekretæren og webmaster er ansvarlig for foreningens arkiv, der oprettes elektronisk og fysisk.
Kassereren
Kassereren fører foreningens bogholderi og udarbejder foreningens årsregnskab, når årets
bogføring er afsluttet.
Kassereren aftaler revisionens gennemførelse med den valgte revisor.
Kasserer fremlægger et opdateret regnskab, kontoudtog og bogføring i kopi på bestyrelsesmøderne. Der laves i samarbejde med bestyrelsen et budget for det kommende år i november. Tendenser til budgetafvigelser skal straks meddeles bestyrelsen, så handlinger kan iværksættes.
Alle indkøb - udover alm. kontorhold - på over 500 kr. skal godkendes af formanden, i dennes fravær næstformanden og 1 bestyrelsesmedlem. Indkøb på over 1000 kr. skal godkendes af bestyrelsen.
Bestyrelsen
Bestyrelsens møde kan ledes af ethvert bestyrelsesmedlem.
Suppleanterne deltager i møderne med taleret, men uden stemmeret og indtræder med
stemmeret, hvis der er afbud fra et bestyrelsesmedlem.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af medlemmerne er til stede. Bestyrelsen træffer beslutning ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
Bestyrelsen vælger til hvert møde blandt bestyrelsens medlemmer og suppleanterne en
mødeansvarlig, som tager sig af mødelokale, forplejning, køkken opkrævning af entre, lukke/åbne etc. og en arrangementsansvarlig, der tager sig af foredragsholder, teknik, lokale, tilmeldinger etc.
Afbud meddeles formanden eller sekretæren senest 2 dage før mødes afholdelse, eller så tidligt som muligt.
Revisorer.
Ved revision forstås, at der kontrolleres, at bilag er posteret rigtigt ifølge kontonumre og disse er ført indtil revisionen, at kasse og bankbeholdning er til stede, og at se om investeringer er besluttet i henhold til referater fra bestyrelsesmøder, heraf undtaget alm. kontorhold
Ved revision udarbejdes et revisionsprotokollat, som skal underskrives af bestyrelsen.
Dagsorden til bestyrelsesmøderne
Følgende punkter er faste punkter på dagsordenen.
Denne forretningsorden udleveres sammen med foreningens vedtægter til bestyrelsens medlemmer på det konstituerende bestyrelsesmøde.