Privatlivspolitik for slægtshistoriske foreninger

22. maj 2018

DIS Sokkelund Herreds dataansvar

Vi behandler personoplysninger og vil derfor kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

DIS Sokkelund Herred er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Formanden

Mail fra via bestyrelsen https://slaegt.dk/sokkelund/?bestyrelse

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer:

• Almindelige personoplysninger:

o   Registreringsoplysninger som navn, adresse, medlemsnummer, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, evt. hjemmesideadresse.

Enkelte har oplyst fødselsdato, men dette er ikke nødvendigt.

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o   Foreningen registrerer ingen oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse (som helbredsoplysninger).

o   Foreningen anvender dog portrætfotos af bestyrelsens medlemmer og suppleanter. Disse anvendes først efter udtrykkeligt samtykke fra det pågældende medlem.

Her indsamler vi oplysninger fra

Oplysningerne får vi fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Administration af din relation til os.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af arrangementer, foredragsaktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Danske Slægtsforskere
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Foreningen har indgået en partnerskabsaftale med Danske Slægtsforskere [Dette er ikke sket på nuværende tidspunkt]. Hvis denne aftale omfatter medlemsadministration, kan der ske videregivelse af medlemsoplysninger til Danske Slægtsforskere.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til bogføringsloven opbevarer vi bogføringsbilag med medlemsoplysninger i 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger om medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

•        Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

•        Retten til indsigt i egne personoplysninger

•        Retten til berigtigelse

•        Retten til sletning

•        Retten til begrænsning af behandling

•        Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

•        Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændring eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside

www.slaegt.dk/sokkelund.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.