Vi knytter personer med interesse
for slægtsforskning sammen
Forretningsordenen er godkendt af bestyrelsen 11. juni 2022.
§ 1 Formålet med denne forretningsorden er at tydeliggøre og uddybe bestemmelserne i vedtægternes §6, stk. 3, 4 og 5 om bestyrelsens sagsbehandling.
Stk. 2: Forretningsordenen har til hensigt at sikre en smidig afvikling af bestyrelsens møder og en effektiv sagsbehandling med en fornuftig brug af den tid, der er afsat til møderne, samt at afklare kompetenceforhold bestyrelsesmedlemmerne imellem.
§ 2 Forretningsordenen vedtages på det første ordinære møde efter konstitueringen.
§ 3 Forretningsordenen kan til enhver tid ændres efter bestyrelsens beslutning.
§ 4 Bestyrelsen fungerer efter bestemmelserne i vedtægternes §6.
§ 5 Bestyrelsen udøver sin virksomhed på møder, samt ved elektronisk kommunikation.
§ 6 Bestyrelsen kan overlade arbejdsområder og -opgaver til personer i eller uden for bestyrelsen med ansvar over for denne.
§ 7 Dato og tidspunkt for bestyrelsens næste 3 ordinære møder fastlægges senest ved afslutningen af hvert møde.
Stk. 2: Der holdes bestyrelsesmøde mindst en gang i hvert kvartal.
Stk. 3: Konstituering gennemføres umiddelbart efter generalforsamlingen med næstformand, kasserer og sekretær. Øvrige poster fordeles på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.
Stk. 4: Suppleanter indkaldes til at deltage i bestyrelsens møder, dog uden stemmeret.
§ 8 Formanden kan indkalde til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet.
Ethvert bestyrelsesmedlem kan anmode formanden om at få bestyrelsen indkaldt til ekstraordinært møde med angivelse af dagsorden. Formanden er forpligtet til at indkalde til ekstraordinært møde, når mindst fire af bestyrelsens medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom.
Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen.
§ 9 Er et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage i et møde, skal afbud meddeles formanden eller sekretæren senest en uge før mødet.
§ 10 Et bestyrelsesmedlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en særlig personlig og/eller økonomisk interesse.
§ 11 Senest 10 dage inden den fastlagte mødedato udsender formanden udkast til dagsorden med opfordring til bestyrelsen om at fremsende evt. yderligere forslag til punkter på dagsordenen.
Disse forslag skal være formanden i hænde senest 6 dage før mødet, således at endelig dagsorden kan udsendes til bestyrelsesmedlemmerne via e-mail 4 dage før mødet.
Stk. 2: Bestyrelsesmedlemmer lægger selv egne bilag på bestyrelsens elektroniske arkiv, så bestyrelsen løbende kan orientere sig, før den endelige udsendelse af dagsorden og bilag.
§ 12 Som faste punkter på dagsordenen skal findes:
§ 13 Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse.
§ 14 Beslutning kan kun træffes i sager, som er optaget som selvstændige punkter på dagsordenen.
Der kan dog træffes beslutning i hastende sager, selv om disse ikke er på dagsordenen.
§ 15 Hvor det findes af betydning for en sags behandling, kan formanden lade udenforstående indkalde til deltagelse i mødet, dog uden stemmeret.
§ 16 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis mindst 5 bestyrelsesmedlemmer og/eller suppleanter er til stede. Afstemning sker ved håndsoprækning.
Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
§ 17 Bestyrelsens beslutninger optages i et referat.
Stk. 2: Referatet udarbejdes af en af bestyrelsen udpeget person.
Stk. 3: Referatet udsendes til godkendelse hos mødedeltagerne senest 5 dage efter mødets afholdelse. Kommentarer og rettelser skal indsendes senest 3 dage efter modtagelsen af referatet.
Stk. 4: Senest 8 dage efter mødet skal det endelige referat uploades til filserveren.
Stk. 5: Hvor en beslutning bevirker yderligere sagsbehandling og realisering, skal det fremgå af referatet, hvem der udfører beslutningen.
§ 18 Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange sin afvigende mening optaget i referatet.
§ 19 Et resumé af referatet lægges på hjemmesiden senest 10 dage efter mødets afholdelse.
§ 20 Bestyrelsen udpeger af sin midte et medlem, der refererer beslutningerne til medlemmer via hjemmesiden eller via andet medie. Såfremt der ikke er udpeget et medlem, er formanden talsmand.
§ 21 Formanden repræsenterer bestyrelsen og hermed foreningen udadtil.
Stk. 2: Formanden underskriver beslutninger og udtalelser på bestyrelsens vegne.
Stk. 3: Bestyrelsen kan blandt sine medlemmer udpege ansvarlige for varetagelse af særlige arbejdsområder.
Ansvaret for, at sager, der er behandlet på bestyrelsens møder, bliver udført, påhviler den til opgavens løsning udpegede ansvarlige person.
Stk. 4: Bestyrelsen kan bemyndige medlemmer af bestyrelsen til at underskrive på bestyrelsens vegne.
§ 22 Ved nedsættelse af udvalg og fordeling af nye arbejdsopgaver formuleres et kommissorium med oplysning om udvalgets sammensætning, herunder formandskab, arbejdsopgaver, kompetence, ud fra den givne økonomiske ramme, samt tidsplan for udvalgets arbejde. Udvalgenes kommissorium skal godkendes af bestyrelsen.