Vi knytter personer med interesse
for slægtsforskning sammen
Kommissoriet er godkendt af bestyrelsen 11. maj 2024.
Formål og rammer
Det er administrationsudvalgets opgave at sikre, at foreningens administrative rutiner er de bedst mulige og løbende tilpasses udviklingen. Udvalget skal ligeledes i samarbejde med hjemmesideudvalget sikre, at tilknyttet databehandling forvaltes forsvarligt og i overensstemmelse med landets til en hver tid gældende lovgivning.
Valg af udvalgsmedlemmer
Danske Slægtsforskeres bestyrelse vælger medlemmer til administrationsudvalget. Genvalg/nyvalg foretages mindst én gang om året, normalt på det første bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling. Foreningens formand, kasserer samt den, der dagligt varetager ekspeditionen, er fødte medlemmer af udvalget.
Udvalget konstituerer sig selv. For oplysning om udvalgsmedlemmer henvises til bestyrelsens oversigt over udvalg og arbejdsgrupper.
Opgaver
Udvalget skal:
Sikre, at foreningens medlemmer oplever medlemsadministrationen som smidig, hurtig og relevant
Løbende vurdere foreningens administrative rutiner og justere disse efter behov
Være ansvarlig for webshopppen
Holde sig opdateret med nuværende og ny lovgivning samt andet, der har relevans for foreningens administrative opgaver
Komme med anbefalinger til foreningens ekspedition- og medlemsadministration ved behov for større ændringer
Sikre, at foreningens medlemsadministration til enhver tid overholder relevant lovgivning, herunder ikke mindst GDPR reglerne, bl.a. at personer med adgang til personfølsomme oplysninger er bekendt med foreningens retningslinjer for dette.
Økonomi
Udgifterne til udvalgets aktiviteter optages som en separat post i Danske Slægtsforskeres budget. Udgifterne består af udgifter til møder og relevante afledte omkostninger ifm. udvalgets arbejde, herunder evt. kurser o.l.
Ved behov for udgifter til ekstraordinær ekstern assistance, skal dette på forhånd være godkendt af bestyrelsen.